Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

1. Giriş

Veri sorumlusu olarak Agritrade Tarım Ürünleri Tic. Loj. ve Dep. Ltd. Şti. (“Agritrade” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) için müşterileri, çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ve diğer yazılı politikalar ile hedeflenen; Agritrade ile ilişki kuran müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.

Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için Agritrade tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Bu Politikada kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için Agritrade tarafından benimsenen, aşağıda belirtilen temel prensipler açıklanacaktır:

• Kişisel verilerin rıza kapsamında işlenmesi,Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,
• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
• Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
• Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
• Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatma ve bilgilendirme,
• Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını kullanması için gerekli altyapıyı oluşturma,
• Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirleri alma,
• Kişisel verilerin işleme amaçlarının tespiti ve uygulamasında, üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işleme ve koruma hususlarının özel olarak düzenlenmesi.

2. Politikanın Amacı

Bu Politikanın temel amacı, Agritrade tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda şirketimizin ilişkili olduğu kişilere karşı şeffaflık sağlamaktır.

3. Politikanın Kapsamı

Bu Politika; müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

4. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Hususlar

Agritrade, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

4.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Engellenmesi için Alınan Tedbirler

Agritrade, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak ve hukuka aykırı erişimin engellenmesi için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

4.1.1. Teknik Tedbirler

Agritrade tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak ve hukuka aykırı erişimin engellenmesi için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.

• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.

• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.

4.1.2. İdari Tedbirler

Agritrade tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve hukuka aykırı erişimin engellenmesi için alınan idari tedbirler:

Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

4.2. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Agritrade bünyesinde Kişisel Verilerin Korunması Komitesi mevcuttur. Komite, veri sorumlusu olan Agritrade adına, Kanun’un 12. maddesinden kaynaklanan görevi gereği, kendi kurum veya kuruluşunda Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri bizzat yapmakta ve ihtiyaç halinde yetkin kuruluşlardan destek almak suretiyle yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçlarına göre, tespit edilen ihlaller, olumsuzluklar ve uygunsuzluklar komite içerisinde yer alan bilgi güvenliği sorumlusuna bildirilmekte ve bu hususlar nezdinde gereken tedbirleri aldırmaktadır. Agritrade tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümler içeren ek sözleşmeler yapılmaktadır. Bunlarla birlikte Agritrade işe alım süreçlerinde ve kurum içi disiplin politikalarında personelleri ile kişisel verilerin korunması tedbirlerine uyulmasına yönelik sözleşmeler yapmaktadır.

5. Kişisel Veri Sahibinin Hakları ve Talepleri

Agritrade, KVK Kanunun 13. maddesi gereğince ilgili kişi taleplerine karşı veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ve kanunda belirtilen başvuru koşullarını taşımayan başvurular için yazılı şablona yönlendirme prosedürleri oluşturulmuştur. Bu prosedürlere uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi adına teknik hazırlıklar yapılmıştır. Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini; kimlik ibrazı ile şahsi başvuru ile, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Agritrade’e daha önce bildirilen ve Agritrade’in sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Agritrade’e kimlikleri teyit edilebilir bir biçimde iletmeleri durumunda Şirket, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandıracaktır. Bu hususta detaylı açıklama aşağıda, bu politikanın 20. maddesinde yapılmıştır.Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin, bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvuru ile kendilerine ait kişisel verilerin tüm işlenme süreçleri, amaçları ve aktarım bilgileri de dahil kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep edebileceklerdir.

6. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.Agritrade tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Agritrade tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Agritrade bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

7. Agritrade Çalışanlarının, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Eğitimleri

Agritrade, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

8. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Hususlar

Agritrade, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, kamu sağlığının korunması gözetilerek, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Agritrade, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. Agritrade, müşterilerine, çalışanlarına, ziyaretçilerine, tedarikçi firma çalışanlarına ve üçüncü kişilere ait kişisel bilgileri; kimlik bilgileri (ad, soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, yaş, doğum tarihi), iletişim bilgileri (e-mail adresi, telefon numarası, adres bilgisi), özlük verisi, finans verisi, meslek verisi, görsel ve işitsel veri, eğitim verisi, aile bireyleri verisi, sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, askerlik bilgisi, işlem güvenliği bilgisi, fiziksel mekan güvenliği şeklinde işlemekte ve bu verileri işlerken, burada sayılan kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin Agritrade’in hizmetlerinden etkin yararlanabilmesi, ürün ve hizmet çeşitliliğinin geliştirilebilmesi ile bu hizmetlerin sonucu olarak pazarlama, yeniliklerden haberdar edilebilmelerinin yanı sıra sözleşmelerin ifası, işin yerine getirilmesi ve mali/hukuki/ticari yükümlülükler çerçevesinde işlemektedir.Agritrade, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır ve rıza alınması gereken durumlarda ilgili kişilerinden rızalarını talep etmekte, bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.

8.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Agritrade, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca Agritrade veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.

8.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, Agritrade açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında Agritrade’in aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple Agritrade tarafından kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanalları açıktır.

8.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Agritrade, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Agritrade, yürütmekte olduğu faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemektedir.

8.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Agritrade, kişisel verileri, iştigal konusu ile ilgili ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple Agritrade, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.

8.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Agritrade, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Agritrade öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve Agritrade’in yayınladığı Kurum İçi Saklama Politikası’nda belirtilen süre kadar saklamaktadır. Agritrade kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

10. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi

Agritrade, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Agritrade, veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin sahip olduğu haklar konusunda ilgili kişinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda Şirket içerisinde ve personelin ortak kullanım alanlarında kolayca görebilecekleri Ön Aydınlatma Bilgileri ve Aydınlatma Metinleri yerleştirilmiştir. Agritrade web sitesinde bu politika ile birlikte müşteri aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.

11. Kişisel Verilerin Aktarılması

Agritrade, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, ilgili kişinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Agritrade tarafından, KVK Kurulu’nca yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler aktarılabilmektedir. Aktarım sebepleri aşağıda açıklanmıştır:

• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

• Agritrade’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Agritrade’in meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

12. Agritrade Kişisel Veri Anvanteri ve Kişisel Verilerin Sınıflandırılması

Agritrade nezdinde, Agritrade’in meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel verisi işlenen ilgili kişilerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

Agritrade, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda Agritrade kişisel veri envanteri içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.

Agritrade, veri işleme faaliyetleri kapsamında ve şirket içinde kullanılan veri türlerini esas alarak oluşturduğu Agritrade Kişisel Veri Envanteri’nde yukarıdaki tabloda gösterildiği üzere ve Agritrade Veri Saklama ve İmha Politikası ile tespit etmiştir.

13. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Agritrade, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaç ve koşullar şunlardır:

14. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Agritrade, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler Agritrade’in o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak, Agritrade’in uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra verinin niteliği uyarınca Agritrade tarafından oluşturulmuş Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve Agritrade’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse, kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Agritrade’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

15. Agritrade Tarafından Kişisel Verilerin Aktartıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Agritrade, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel verisi işlenen ilgili kişiye bildirmektedir.

Agritrade, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin kişisel verilerini aşağıda sıralanan paydaş kategorilerine aktarılabilir:

• Agritrade iş ortakları
• Banka ve sigorta şirketleri
• Seyahat acentaları
• Oteller
• Eğitim firmaları
• Agritrade tedarikçileri
• Agritrade şirket yetkilileri
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları

Aktarım kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir:

16. Kişisel Verilerin İşlenmesi

16.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.

17. Agritrade Şirket Binası Girişleri ile Bina İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri

Agritrade tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Agritrade binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması suretiyle Agritrade tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yapılmaktadır.

Agritrade, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır. Agritrade tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

17.1. Agritrade Binasında, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi

Agritrade tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, Agritrade binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak Agritrade binalarına gelen kişilerin kimlik verileri elde edilirken ya da Agritrade nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu ilgili kişiler bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişinin kişisel verileri fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

17.2. Agritrade Tesislerinde Personele Sağlanan Yazılımlara Erişimlerine İlişkin Log Kayıtlarının Saklanması

Agritrade tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, bina ve tesisler içerisinde kalınan süre boyunca talep eden ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta, bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya Agritrade içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

18. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI

Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. maddesinde ve Kurul tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Agritrade’nın kendi kararına istinaden veya kişisel ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Agritrade bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir politika oluşturmuş olup, bu politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapmaktadır.

19. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI

Agritrade, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel ilgili kişinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel verisi işlenen ilgili kişiye yol göstermektedir ve Agritrade, ilgili kişilerin haklarının değerlendirilmesi ve ilgili kişilere gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

19.1. İlgili kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

19.1.1. Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin hakları

Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

f. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

19.1.2. Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin haklarını ileri süremeyeceği haller

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 20.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

a. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,

b. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,

c. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarati faaliyetler kapsamında işlenmesi,

d. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel verisi işlenen ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 20.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

a. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

b. Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,

c. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

d. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

19.1.3. Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin haklarını kullanması

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler bu Politikada belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Forumu’nu doldurup imzalayarak Agritrade’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda kapsamlı düzenleme Agritrade Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ve Agritrade müşteri aydınlatma metni içerisinde yapılmıştır.

• www.agritrade.com.tr adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı ile Akdeniz Mah. Atatürk Cad. No 152 Kat 7 Daire 76 Konak/ İZMİR adresine iletilmesi veya şahsen başvuru,
• www.agritrade.com.tr adresinde bulunan formun doldurulması ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun genel@agrilink.com.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Agritrade’ya daha önce bildirilen ve Agritrade’in sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla genel@agrilink.com.tr başvuru yapılması.

Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;

a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d) Talep konusu,

bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak Agritrade’ya iletilmesi gerekmektedir.

Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

20. AGRİTRADE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ

Agritrade, işbu belge ile ortaya koyulan esasları, Agritrade bünyesindeki diğer veri varlıklarına ilişkin politikalar ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda iç kullanıma yönelik alt prosedürleri temel alarak oluşturmuştur.

21. AGRİTRADE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ SÜREÇLERİ KOORDİNASYONU

Agritrade tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın yürürlüğünü sağlamak için yönetim yapısı kurulmuştur.

Agritrade bünyesinde işbu Politika ve bu Politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere Kişisel Verileri Koruma Komitesi, Şirket üst yönetiminin kararı gereğince görevlendirilmiştir.

Bu Komitenin kişisel verilerin korunması ile ilgili görevleri aşağıda belirtilmektedir:

• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak ve üst yönetiminin onayına sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanmasının ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunulması ve koordinasyonun sağlanması hususlarını üst yönetimin onayına sunmak,
• KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve üst yönetimin onayına sunmak, uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda Agritrade içerisinde ve Agritrade’in işbirliği içerisinde olduğu kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili Agritrade personelini bilinçlendirmek ve düzenli denetimler yapmak,
• Agritrade’in kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek, iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması ve yayılımı konusunda, Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilendirilmelerinin sağlanması yönünde eğitimler düzenlenmesini sağlamak,
• Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
• Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek, bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Agritrade içinde yapılması gerekenler konusundaki önerilerini almak,
• KVK Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri yürütmek,
• Şirket üst yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.

Agritrade Tarım Ürünleri Tic. Loj. ve Dep. Ltd. Şti.  (Veri Sorumlusu)

Akdeniz Mah. Atatürk Cad. No 152 Kat 7 Daire 76 Konak/ İZMİR 

Mersis No: 0008037024400001

EK-1 TANIMLAR

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Örn: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Başvuru Formu: Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.

Çalışan Adayı: Agritrade’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini açmış olan gerçek kişiler.

İşbirliği İçinde Olunan Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Agritrade’e her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (İş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek ve tüzel kişiler.

İş Ortağı: Agritrade’in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örn: Müşteri, personel…

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örn: Ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Tedarikçi: Agritrade’in ticari faaliyetlerini yürütürken Agritrade’in emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak Agritrade’e hizmet sunan taraflar.

Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri politika kapsamında işlenen gerçek kişiler. Örn: Aile bireyleri, eski çalışanlar…

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örn: Agritrade bünyesinde çalışan departmanlar…

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi. Bu politika kapsamında Agritrade Tarım Ürünleri Tic. Loj. ve Dep. Ltd. Şti. veri sorumlusudur.

Verilerin Silinmesi: Şirket içindeki tüm ilgili kullanıcıların, kişisel veriye erişimin engellenecek şekilde şifrelenmesi ve sadece veri koruma sorumlusunun bu şifreye sahip olması durumunu ifade etmektedir.

Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verinin bir daha geri döndürülemeyecek bir biçimde fiziksel olarak veya teknolojik yöntemlerle tamamen ortadan kaldırılması durumunu ifade etmektedir.

Ziyaretçi: Agritrade’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

EK-2 KVK KANUNU’NUN UYGULANMASI BAKIMINDAN ÖNEM ARZ EDEN TARİHLER

7 Nisan 2016 tarihi itibariyle Agritrade aşağıdaki yükümlülüklere uygun hareket etmektedir: (i) Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili genel kurallar ve ilkeler, (ii) Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin aydınlatılmasına ilişkin yükümlülükler, (iii) Veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin yükümlülükler.

7 Ekim 2016 tarihi itibariyle aşağıda sıralanan düzenlemeler yürürlüğe girecek ve Agritrade bu düzenlemelere uygun hareket edecektir: (i) Kişisel verilerin üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarılmasına ilişkin hükümler, (ii) Kişisel verinin sahibi olan kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin, Agritrade’e karşı başvuru haklarını (kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, aktarıldığı kişileri öğrenme, düzeltme talep etme) kullanmasına ve KVK Kurulu’na şikayette bulunmasına ilişkin düzenlemeler.

7 Nisan 2017 itibariyle (i) 7 Nisan 2016 tarihinden önce hukuka uygun olarak alınmış rızalar, kişisel verisi işlenen ilgili kişiler tarafından aksine bir beyanda bulunulmaması halinde KVK Kanunu’na uygun kabul edilecektir. (ii) KVK Kanunu’na ilişkin yönetmelikler yürürlüğe girecektir.

7 Nisan 2016 tarihinden önce işlenmiş kişisel veriler, 7 Nisan 2018 tarihine kadar Agritrade tarafından KVK Kanunu’na uyumlu hale getirilecek, silinecek veya anonim hale getirilecektir.