Personel Aydınlatma Metni

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Personel için Aydınlatma Metni

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Agritrade Tarım Ürünleri Tic. Loj. ve Dep. Ltd. Şti. olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

Agritrade Tarım Ürünleri Tic. Loj. ve Dep. Ltd. Şti. Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgilli sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, “Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz”i de kapsamaktadır.

Veri Sorumlusu

Şirket Unvanı: Agritrade Tarım Ürünleri Tic. Loj. ve Dep. Ltd. Şti.

Adres: Akdeniz Mah. Atatürk Cad. No 152 Kat 7 Daire 76 Konak, İzmir 

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Firma veya Agritrade” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Firmanın bağlı birimleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, çağrı merkezi, mobil uygulamalar, firma içerisinde faaliyetlerin yürütülebilmesi için kullanılan yazılımlar, kamera çekimi vasıtasıyla ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, Firma ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.

Kişisel verileriniz, aşağıda ikinci maddede yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları

Kişisel Verileriniz yasal yükümlülükler gereği veya firma iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet verebilmek amacıyla güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu kapsamda kişisel veri olarak tabloda yer alan veriler toplanmaktadır: 

Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Ad, Soyad, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Sosyal Kimlik/TC Kimlik, Cinsiyet, Sgk Sicil No, Uyruk) 

İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (Telefon Numarası, Mail Adresi, İkametgah) 

Özlük: Bu veri kategorisi personel özlük dosyasında yer alan veri türlerini ifade etmektedir. (SGK İşe Giriş Bildirgesi, İş Pozisyonu / Unvan, İstihdam Tarihi, Bordro) 

Hukuki İşlem: Bu veri kategorisi adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi veri türlerini ifade etmektedir. (Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi) 

Fiziksel Mekan Güvenliği: Bu veri kategorisi çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi veri türlerini ifade etmektedir. (Görüntü Kayıt, Kameralar) 

İşlem Güvenliği: Bu veri kategorisi IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir. (Güvenlik Anahtarları, Şifre, Kullanıcı Adları) 

Finans: Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur.  (Banka Hesap No, IBAN)

Mesleki Deneyim: Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Çalıştığı Kurum Bilgileri, Kurs/Sertifikasyon Bilgisi, Meslek İçi Eğitim Bilgisi, Diploma Bilgisi)

Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur. (Fotoğraf) 

Sağlık Bilgileri: Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Kan Grubu, Medikal Geçmiş, Konsiltasyon Raporu, Uygulanan Tedavi Yöntemi, Hastalık Türü, İlaç Bilgisi, Tıbbi Değerler, Tahlil/Tetkik Sonuçları) 

Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri: Bu veri kategorisi ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler gibi veri türlerini ifade etmektedir. (Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleriyle İlgili Veriler, Adli Sicil Kaydı) 

Biyometrik Veri: Bu veri kategorisi kişiye ait avuç içi bilgileri, parmak izi bilgileri, retina taraması bilgileri gibi biyometrik verilerin bulunduğu veri grubudur. (Parmak İzi, Yüz Tanıma)

Dijital İz Verisi: Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin bulunduğu veri grubudur. (Log) 

Eğitim Verisi: Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur. (Diploma Notu, Diploma Bilgisi, Eğitim Kurumu Bilgisi) 

Seyahat Verisi: Kişinin seyahatlerine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Uçuş Bilgisi, Konaklama Bilgisi, Mil Kart No) 

İmza Verisi: Kişiye ait imza bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (İmza Fotokopisi/Tarama) 

Vize/Pasaport Verisi: Kişiye ait vize/pasaport bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Vize Bilgisi)

Toplanan kişisel verileriniz;

• Firma ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları) Firmamız ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,

• Firma işlerinin yürütüldüğü veya firmaya bağlı merkez ve birimlerinde bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşların can ve mal güvenlikleri ile hukuki, ticari ve iş sağlığı güvenliklerinin temini,

• Kamera görüntülerinin depolanması, firma işlerinin yürütüldüğü veya firmaya bağlı merkez ve birimlerinde fiziki olarak bulunmanız halinde disiplinin, güvenliğin ve denetimlerin sağlanması, 

• 4857 sayılı İş Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve ilgili tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi, 

• Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,

• Çalışanlar için sivil toplum ve sosyal aktivitelerin yürütülebilmesi, 

• Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,

• Firmamızın tüm insan kaynakları süreç ve politikalarının yürütülmesi,

• Sunulan tüm hizmetlerin finansmanının planlanması ve yönetimi, faturalandırılmasının yapılması,

• Tüm çalışanların eğitilmesi ve ve kariyer gelişimi,

• Eğitim, seminer vb. organizasyonlara katılım taleplerinin yerine getirilmesi,

• Anlaşmalı olunan özel sigorta şirketleri ve/veya diğer kurumlar tarafından, anlaşmalar çerçevesinde sunulan teklif, promosyon, muafiyet, hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması

amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, Kişisel Veri/Kişisel Verilerinizi yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda;

• İlgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi, kurum ve/veya kuruluşlar,
• Özel sigorta şirketleri, bankalar, 
• Hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıkları,
• Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavirler,
• Doğrudan/dolaylı yurt içi/yurt dışı hissedarlarımız,
• Denetçiler,
• Danışmanlar,
• İş ortakları ve faaliyetlerimizi yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız ve/veya hizmet verdiğimiz, iş birliği yaptığımız, yurt içi/yurt dışı kuruluşlar ile KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Firmamızın tabi olduğu ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda Firma uygulamaları ve ticari yaşamın teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu kapsamda süreç bazlı kişisel verilerin saklama süresi aşağıda belirtilmektedir:

İlgili Kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin hakları

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

f. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

İlgili kişinin haklarını kullanması

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler aydınlatma metninde belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Agritrade’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda kapsamlı düzenleme Agritrade Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ve Agritrade Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda yapılmıştır.

İlgili kişi;

• www.agritrade.com.tr adresinde bulunan kişisel veri başvuru ve yanıt formunu doldurduktan sonra veya usulüne uygun bir dilekçe hazırladıktan sonra bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı ile Akdeniz Mah. Atatürk Cad. No 152 Kat 7 Daire 76 Konak, İzmir adresine iletmesi veya şahsen başvuru yapması ile,

• www.agritrade.com.tr adresinde bulunan kişisel veri başvuru ve yanıt formunu doldurması ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzaladıktan sonra güvenli elektronik imzalı formu genel@agrilink.com.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile göndermesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Agritrade’e daha önce bildirilen ve Agritrade’in sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla genel@agrilink.com.tr başvuru yapması ile veri sorumlusuna başvurabilir.

Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;

a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d) Talep konusu,

bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak Agritrade’e iletilmesi gerekmektedir.

Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.